Evolución de los programas de facturación y gestión

Hace sólo 35 años, la mayoría de empresas y profesionales llevaban la gestión del negocio de forma manual, utilizando papel, bolígrafos y máquinas de escribir. Todos los documentos (cartas, facturas, recibos, pagos, etc.) se mandaban por correo ordinario.

Cuando un cliente hacia una compra, se apuntaba manualmente en un albarán pre impreso, donde constaban las unidades y la descripción del artículo. Para conseguir dos copias del documento (una para el cliente y otra para la empresa, se utilizaba el llamado papel carbón (un papel negro que se ponía entre dos hojas de forma que al escribir sobre la primera marcaba lo mismo sobre la segunda). Estos albaranes pasaban al departamento de administración donde se guardaban para facturarlos una vez al mes.

El proceso de facturación consistía en agrupar todos los albaranes de un cliente, buscar los precios de los artículos en el listado de precios y multiplicarlos por las unidades para obtener el importe de los artículos comprados. Toda esta información junto con los datos del cliente, se escribían a máquina en la factura. Al final se sumaban los importes y se calculaban descuentos e impuestos. Una vez generada la factura, (normalmente con dos copias utilizando el papel carbón), se escribía a máquina el sobre para enviarla y una carta indicando que se le adjuntaba la factura y la forma de pago para saldarla (normalmente envío de cheque bancario por correo). Hecho esto había que registrarlo manualmente en el libro de registro de facturas y en la contabilidad. La copia de la factura junto con los albaranes se archivaba ordenada por cliente para poder encontrarla fácilmente en un futuro.

La aparición de los primeros ordenadores personales, revolucionó la gestión de la empresa. Inicialmente se utilizaron sobre todo como procesadores de textos para la emisión de facturas, albaranes y recibos como sustituto de la máquina de escribir.

Pronto aparecieron los primeros programas de facturación. Eran programas muy simples que guardaban los datos postales de los clientes (nombre y dirección), de los artículos (descripción y precio) y permitían imprimir las facturas, las cartas y las etiquetas para los sobres con muchísimo menos trabajo de lo que tradicionalmente se venía haciendo con la máquina de escribir.

Estos programas fueron evolucionando rápidamente a medida que se iban estudiando los procesos administrativos y se estructuraba la información que se utiliza en ellos. Hoy en día, los programas de facturación además de gestionar toda la información de la empresa (compras, ventas, inventario, impuestos, gestión comercial, agenda, tiendas virtuales en Internet, etc.), proporcionan información para la toma de decisiones ( listados, estadísticas, estudios de tendencias, ratios, etc.) .

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